Contrats commerciaux, pièces fiscales, registres comptables… La loi impose aux employeurs de conserver plusieurs années certains éléments de « paperasserie » à des fins probatoires, en cas de litiges juridiques ou de contrôle administratif. Ces délais de prescription et leur effet cumulatif amènent les entreprises à solliciter de solutions d’archivage et de stockage physique dans des bâtiments annexes à leurs locaux d’activité. Pour des raisons pratiques et économiques, ces structures de complément sont très souvent de type modulaire.
Au milieu des années 2010, l’ensemble des salariés français généraient, chaque année, quelque 900 000 tonnes de déchets papiers. A ce flux déjà gigantesque, il faut ajouter la part – certes minoritaire – de documents à stocker et archiver par l’entreprise, conformément à ce que lui impose le législateur. De fait, ces imposantes piles de feuilles imprimées et paraphées échappent, au moins dans un premier temps, au funeste sort de la poubelle et sont destinées à être conservées parfois très longtemps en raison de leur valeur juridique. Le code du Commerce fixe, par exemple, un délai de 5 ans pour les conventions ou contrats commerciaux, 5 ans également pour un document bancaire (relevé, talon de chèque), 10 ans pour un livre et registre comptable (à partir de la clôture de l’exercice). Le code civil stipule qu’une sauvegarde de 5 ans est à respecter pour tous les documents originaux concernant les contrats de travail, les salaires, primes et autres indemnités et jusqu’à 30 ans (!) pour un contrat d’acquisition ou de cessions de biens immobiliers et fonciers. Beaucoup d’autres durées de conservation légales figurent dans le Code du Travail, les textes officiels relatifs à la Consommation ou au secteur des Assurances, et même dans certains règlements européens.
Gagner de la place
Dans ces conditions, la paperasse s’entasse irrémédiablement et l’espace vient à manquer très vite dans les entreprises qui cherchent à consacrer le gros de leur surface à des activités productives. Pour limiter les coûts, beaucoup d’entre-elles optent pour l’installation d’une structure modulaire où, dans un cadre sécurisé, facilement accessible et indépendant de leur bâtiment en dur, ces ressources administratives sont entreposées et classées en bon ordre.
Certains professionnels recherchent la solution la plus adaptée et préfèrent, à cet égard, investir dans la location d’un container de stockage, un équipement réputé pour sa résistance extrême aux chocs (intempéries ou effractions) et sa facilité de transport d’un site à l’autre. Ces locaux modulaires, adaptés aux dépôts de longue durée, sont en conformité avec les réglementations thermiques en vigueur : la consommation d’énergie y est donc maîtrisé, et la température régulée de manière à préserver les documents stockés de fluctuations trop importantes.
