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Choisir sa solution de stockage

Stocker ses documents dans un bâtiment modulaire

Contrats commerciaux, pièces fiscales, registres comptables… La loi impose aux employeurs de conserver plusieurs années certains éléments de « paperasserie » à des fins probatoires, en cas de litiges juridiques ou de contrôle administratif. Ces délais de prescription et leur effet cumulatif amènent les entreprises à solliciter de solutions d’archivage et de stockage physique dans des bâtiments annexes à leurs locaux d’activité. Pour des raisons pratiques et économiques, ces structures de complément sont très souvent de type modulaire.

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Au milieu des années 2010, l’ensemble des salariés français généraient, chaque année, quelque 900 000 tonnes de déchets papiers. A ce flux déjà gigantesque, il faut ajouter la part –  certes minoritaire – de documents à stocker et archiver par l’entreprise, conformément à ce que lui impose le législateur. De fait, ces imposantes piles de feuilles imprimées et paraphées échappent, au moins dans un premier temps, au funeste sort de la poubelle et sont destinées à être conservées parfois très longtemps en raison de leur valeur juridique. Le code du Commerce fixe, par exemple, un délai de 5 ans pour les conventions ou contrats commerciaux, 5 ans également pour un document bancaire (relevé, talon de chèque), 10 ans pour un livre et registre comptable (à partir de la clôture de l’exercice). Le code civil stipule qu’une sauvegarde de 5 ans est à respecter pour tous les documents originaux concernant les contrats de travail, les salaires, primes et autres indemnités et jusqu’à 30 ans (!) pour un contrat d’acquisition ou de cessions de biens immobiliers et fonciers. Beaucoup d’autres durées de conservation légales figurent dans le Code du Travail, les textes officiels relatifs à la  Consommation ou au secteur des Assurances, et même dans certains règlements européens.

Gagner de la place

Dans ces conditions, la paperasse s’entasse irrémédiablement et l’espace vient à manquer très vite dans les entreprises qui cherchent à consacrer le gros de leur surface à des activités productives. Pour limiter les coûts, beaucoup d’entre-elles optent pour l’installation d’une structure modulaire où, dans un cadre sécurisé, facilement accessible et indépendant de leur bâtiment en dur, ces ressources administratives sont entreposées et classées en bon ordre.

Certains professionnels recherchent la solution la plus adaptée et préfèrent, à cet égard, investir dans la location d’un container de stockage, un équipement réputé pour sa résistance extrême aux chocs (intempéries ou effractions) et sa facilité de transport d’un site à l’autre. Ces locaux modulaires, adaptés aux dépôts de longue durée, sont en conformité avec les réglementations thermiques en vigueur : la consommation d’énergie y est donc maîtrisé, et la température régulée de manière à préserver les documents stockés de fluctuations trop importantes.

Comment se protéger contre les vols sur les chantiers ?

Pour les entreprises du bâtiment, le coût global de ces actes de malveillance se chiffrerait à plus d’un milliard d’euros par an. De nombreux moyens existent toutefois pour décourager les cambrioleurs et se prémunir contre les risques d’intrusion.

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Véritable fléau à l’échelle nationale, les vols de matériels perpétrés sur les chantiers affectent lourdement le secteur du BTP. Difficile d’établir un bilan chiffré et un déroulé précis de ce type de délits tant les données et les modes opératoires diffèrent d’un territoire à l’autre : dans ce registre, la dernière étude de référence émane de la Fédération Française Bâtiment (FFB) qui, à la fin des années 2000, s’était appuyée sur une solide enquête de terrain pour quantifier l’ampleur du phénomène : à l’époque, la moitié des entreprises de la filière disait avoir subi, au cours de la période de dix mois qui avait précédé le sondage, un vol portant sur un préjudice matériel de plus de 10 000 euros.

Une perte annuelle d’1 milliard d’euros

Dans la majorité des cas (56%), les biens avaient été dérobés sans dégradations particulières des systèmes de sécurité déployés sur place. Mais la FFB relevait toutefois une part non-négligeable (43%) de cambriolages avec effractions (forçage de serrures, bris de vitres etc…) et 1% de faits commis avec violence et séquestration des personnels. A l’arrivée, la facture générée par ces vols à répétition dépasserait 1 milliard d’euros par an, montant équivalent à environ 1% du chiffre d’affaires dégagé par l’ensemble de la branche.

Des données plus récentes (2017), compilées en Touraine par la FFB du 37, évaluent les pertes annuelles liées aux vols et autres actes de vandalismes perpétrés sur les chantiers locaux, à 10 millions d’euros sur le seul département d’Indre-et-Loire.

Dans ce contexte, les assurances mises à contribution rivalisent de consignes aptes à sécuriser les lieux de travail des acteurs du BTP : outre la nécessaire délimitation de la zone d’opération, au moyen de clôtures et palissades, les compagnies préconisent aussi la location d’un container de stockage afin d’y entreposer, chaque soir, les machines, outils et autres matériaux de construction, comme les métaux (fers à béton tubes de cuivre…), très prisés par les revendeurs illégaux qui , après leur forfait, s’empressent d’écouler à bon prix ces marchandises sur le marché noir international.

Conçu en acier dit Corten, obtenu à partir d’un alliage de phosphore, de cuivre, de chrome, de nickel et de molybdène, le revêtement du container maritime possède une résistance extrême aux effractions. Les modèles standards présentent en général une porte à deux battants équipés de deux ou quatre barres de fermeture auxquelles il est possible d’adjoindre des scellés de sécurité, des verrous à barillet, un shutlock, des cadenas munis d’un cache, ou des mécanismes de protection spécifique (vis sans fin…).